～病院ボランティアグループへの派遣レポート～

【派遣概要】

派遣先団体　病院ボランティアグループ

派遣人材　　登録番号：13-006　石井　桂子、13-034　小林　竜子

派遣回数　　５回

派遣内容　　所属するメンバーの情報管理にかかる事務作業を容易なものにすることで、事務作業にかかる負担を軽減し、団体の活動を活性化させることを目的として実施する検討会議のファシリテーション及び事務マニュアルにかかる助言等

• 初回ヒアリング（平成２８年１月２８日）

ボランティアチームの中で事務作業を行うコアの活動者にヒアリングを行い、団体の基本情報の確認、課題の共有、発生する情報の管理体制の整理、事務作業繫雑化の要因の確認、情報整理の方法を提案した。

• 第１回（平成２８年２月１２日）

現状の情報管理及び課題を整理したシートを提示し、作業の流れ、情報管理内容、そのために必要なリスト等及び課題を再整理した。また、課題のひとつである「限られた人しか使えない」顧客管理システムの見直しのため、情報管理システム（Zoho無料版）の体験を行った。

• 第２回（平成２８年２月１９日）

クラウドシステムZohoのセキュリティ体制や組織体制について案内した。また、ヒアリングの中で最も改善されたい課題の優先度を確認し、①病院の施設が増えたことで、稼働時間の集計が煩雑になった、②曜日による所属を集計するのが大変である、ということがわかり、①稼働時間集計を行う活動ノートの形式を抜本的に変え、個人別の活動ノートに変更する、②新規ボランティアの登録シートは病院管理用とボランティア管理用の２種類を用意する、ことで合意した。

• 第３回（平成２８年２月２６日）

ボランティアチームが作成したパーソナルシート、個人ノートについて、改善点を検討し、Access、Excelでのデータ管理について確認した。また、前回確認できていなかったボランティアチームの名簿と病院名簿の共有の有無、曜日担当者ノートでの会費管理の方法についても確認し、方針を定めた。

• 第４回（平成２８年３月２５日）

ボランティアチームが作成したたたき台をもとに、シート記入の流れ、ボランティアチームが必要な項目を確認し、改善点を出し合った。データの入力については、必要な集計結果が、NHVA（年３回/活動累計時間の報告）とYCH（＝淀キリ、年１回/活動累計時間）の表彰、ボランティアチームの総会に必要であり、それぞれ必要な時期が異なることから、ボランティアチームのパソコン担当者が、上記に応じた集計表をExcelで作成し、入力フォームをもとに、データの入力方法、ここから得たい数値について、具体的に確認した。

• 第５回（平成２８年４月８日）

作成された各種帳票（ボランティア登録シート、パーソナルシート、運用マニュアル）を元に新しい帳票のまとめを行い、各種帳票の種類と定義、利用権限、利用する手順をまとめた。集計、統計表に利用するエクセル関数および検索、フィルタ機能などをレクチャーした。

地域公共人材は、団体が抱える課題や困りごとの解決に向け、団体の思いに寄り添い支援を実施しています。

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